360 graden proces- en organisa­tieadvies

Flexibele werktijdenmodellen

Bij flexibelere werkmodellen zijn er drie belangrijke aspecten. De vraag is namelijk wat voor flexibiliteit je wilt creëren: gaat het om tijd, ruimte of inhoud? Deze componenten werken als hefbomen. Als je ze goed combineert, kan je vraagschommelingen en volatiliteit beter opvangen, kosteneffectief werken en medewerkers tevreden houden.

Flexibel met ruimte: als het niet uitmaakt waar mensen werken

Technologie maakt het steeds makkelijker om locatieonafhankelijk te werken. Veel mensen moeten mobiel zijn voor hun werk: ze forenzen naar kantoor, bezoeken klanten, houden meetings en nemen deel aan vakbeurzen. Een deel van deze reizen is onvermijdelijk, en zal ook in de toekomst noodzakelijk blijven. Maar bepaalde werkmodellen kunnen sommige reizen ook overbodig maken. Medewerkers zijn dan niet altijd gebonden aan een specifieke werkplek, maar ze kunnen bijvoorbeeld thuiswerken of één bureau delen met meerdere collega's.  

Flexibel met tijd: als de werktijden afhankelijk zijn van de behoefte

Als de behoeften van een bedrijf regelmatig wisselen, vraagt dit om meer flexibiliteit. Met urensaldi op jaarbasis kunnen medewerkers bij vraagpieken bijvoorbeeld een urentegoed opbouwen, wat ze kunnen opnemen als de vraag weer inzakt. Een alternatieve optie is het werken op oproepbasis, waarbij medewerkers beschikbaar zijn voor mogelijke diensten. Als ze niet worden opgeroepen, wordt hun beschikbaarheid beloond met een bepaald percentage van hun vaste salaris. Ook dit is een manier om los te komen van strak geplande werktijden. In plaats daarvan wordt er alleen gewerkt als dat nodig is.

Flexibel met de inhoud: als iedereen alles kan

De flexibele inzet van het personeel wordt voornamelijk bereikt door mensen afdelings- en vakoverstijgend in te roosteren. Medewerkers kunnen op bijzonder korte termijn hun werkplek of activiteit wisselen. Dit is alleen mogelijk als veel mensen veel verschillende dingen kunnen. Met extra kwalificaties worden mensen inzetbaar voor andere machines, andere werkplekken en andere afdelingsstructuren. Zo kunnen bedrijven hun werkplekken flexibel bezetten waar en wanneer dat nodig is. Er zijn verschillende medewerkers met de vereiste kwalificaties voor diverse taken, zodat een piekvraag kan worden opgevangen door collega's van andere afdelingen of vestigingen. 

In drie stappen naar een flexibele personeelsinzet

Als het lukt om te voldoen aan alle vereisten voor een arbeidsmodel, dan leg je hiermee de basis voor een personeelsinzet die ook op de lange termijn aansluit op de behoeften. Niet alleen die van het bedrijf, maar ook die van de medewerkers: zij krijgen de mogelijkheid om hun werk beter af te stemmen op hun eigen wensen en hun levensfase. Dit verbetert de balans tussen werk en privé en zorgt voor aantoonbaar tevreden medewerkers, met hogere productiviteit en lager verzuim.
Er zijn drie belangrijke stappen op weg naar een duurzame en flexibele personeelsinzet.

1. Ten eerste analyseren we de status quo. Hierbij brengen we in kaart wat de belangrijkste eisen zijn van je bedrijfsconcept en je medewerkers. Bovendien kijken we naar de huidige mogelijkheden en beperkingen, bijvoorbeeld door CAO's en bedrijfsakkoorden.
2. In de tweede stap ontwikkelen we op basis van deze analyse de optimale mix van de drie hefbomen (tijd, locatie en inhoud), om die vervolgens in de praktijk in te voeren.
3. Over het algemeen leiden nieuwe werkmodellen tot een merkbare verandering in de bedrijfscultuur. Veel medewerkers moeten eerst even “schakelen”. Daarom moet dit proces individueel worden begeleid door capabel verandermanagement, dat aansluit bij de specifieke struikelblokken binnen je organisatie.

De meeste bedrijven gaan met hun tijd mee als het gaat om hun productieprocessen en hun productmix, met gedetailleerde analyses en optimalisaties. Maar de planning van roosters, diensten en werktijden blijft vaak nog hetzelfde. Piektijden worden opgevangen met dure extra diensten of uitzendkrachten. En overbezetting in rustige tijden wordt stilzwijgend geaccepteerd. Maar ook op het gebied van het werktijdenbeleid is innovatie goed. Bedrijven passen hun productiecijfers aan nieuwe omstandigheden aan, net als hun assortiment met verschillende productuitvoeringen, hun machines en hun installaties. Waarom dan niet ook de personeelsplanning? Want ook hier is veel winst te behalen als het gaat om efficiëntie en toegevoegde waarde. Maar hoe pak je het aan om een optimaal werktijdenbeleid op te stellen?

In vijf stappen naar een optimaal werktijdenbeleid

1. Hoeveel capaciteit hebben we nodig In de eerste stap brengen we in kaart hoeveel productiecapaciteit er nodig is, rekening houdend met de machinecapaciteit. Zo kunnen we bepalen hoeveel mensen er eigenlijk nodig zijn, wanneer en voor hoe lang. 
2. Hoeveel medewerkers zijn er nodig om de behoefte af te dekken? De benodigde capaciteit vormt de basis voor de berekening van de personeelsbehoefte, waarbij we rekening houden met geplande en ongeplande afwezigheid (bijv. door vakantie en ziekte). Bovendien maken we hier ook een eerste schatting van de meerkosten en besparingen ten opzichte van de huidige totale personeelskosten.
3. Wat voor structuur moet het rooster krijgen? De parameters voor de optimale looptijd en de doorloopcyclus van het rooster worden bepaald aan de hand van de benodigde flexibiliteit, de bezettingstijd, de personeelssterkte en de behoeften. Bovendien kijken we hoe vaak iedere dienst moet voorkomen in één cyclus.
4. Hoe zien de details van het dienstrooster eruit? Als het skelet met de nieuwe roosterparameters stevig staat, worden de afzonderlijke diensten verdeeld over de weken en weekdagen, aangevuld met de mogelijke vervangingsdiensten. Hierbij concentreren we ons voornamelijk op de vraagschommelingen door wisselende seizoenen.
5. Hoe worden de medewerkers ingepland voor de diensten? Afzonderlijke medewerkers worden in het rooster ingepland op vooraf gedefinieerde diensten. Als er eventueel meer mensen nodig zijn, is hierna ook duidelijk waar, wanneer en hoeveel. Ter afronding wordt het nieuwe rooster vergeleken met de roosters van andere afdelingen, om een adequate materiaalstroom te garanderen.

Natuurlijk willen bedrijven de productiviteit ook op de langere termijn garanderen. Hierbij helpt een systematisch verzuimbeheer om effectief en kostenefficiënt te reageren op plotselinge uitval of vraagpieken. De meest voorkomende foutbronnen in het verzuimbeheer: een verkeerde berekening van “personeelsbuffers” en weinig flexibiliteit over afdelingsgrenzen heen. Er is geen algemeen geldige formule die alle bedrijven kunnen toepassen om personeelsuitval te compenseren. Alle benaderingen en instrumenten hebben hun eigen voor- en nadelen. Een gefundeerde procesanalyse die is afgestemd op de behoeften, kan helpen om een intelligente combinatie van maatregelen te vinden, die optimaal aansluit op de specifieke situatie van een bedrijf. Verzuimbeheer vraagt altijd een concept op maat.

Drie stappen voor een effectief verzuimbeheer

1. Eerst voeren we een basisanalyse uit: hoe vaak vallen er eigenlijk mensen uit, en wat zijn hiervoor de redenen? 
2. Op basis van de uitkomsten stellen we preventieve maatregelen op, om de verschillende soorten van uitval en verzuim terug te dringen.
3. Hierna worden er concrete maatregelen opgesteld en doorgevoerd om effectief om te gaan met het resterende verzuim – passend bij het bedrijfsmodel en de bedrijfscultuur.

Een goede personeelsplanning die aansluit op de behoeften, werpt snel zijn vruchten af. De personeelskosten dalen, en tegelijkertijd stijgen het serviceniveau en de productiekwaliteit. Ook de klanttevredenheid en de klantentrouw verbeteren. Het resultaat: bedrijven kunnen miljoenen besparen, alleen al door een personeelsplanning die aansluit bij de daadwerkelijke behoefte.
Productiebedrijven kunnen zo bijvoorbeeld een optimale inzetbaarheid van zowel machines als personeel bereiken. Onnodige onregelmatigheidstoeslagen en dure stilstand van installaties zijn hiermee verleden tijd. In de retail kunnen bedrijven een consequent hoog serviceniveau vasthouden, wat doorwerkt in de klantentrouw en de conversies.

Complexiteit in goede banen leiden

Bij een goede personeelsplanning komt ontzettend veel kijken. Hoe bepaal je hoeveel mensen je nodig hebt, als dit sterk wisselt – door het jaar heen, maar soms ook in een week of zelfs binnen een dag? Hoe plan je de beschikbaarheid, rekening houdend met vakanties, ziekte en andere redenen voor uitval? Met welke wet- en regelgeving over werktijden moet je rekening houden, en wat staat er in de CAO? Een planning die aansluit op de behoeften, vraagt om helder inzicht in die behoeften – en een overzicht van alle voorwaarden voor een waterdichte compliance. Wij helpen om deze complexiteit in goede banen te leiden.

Goed voor het bedrijf, goed voor de medewerkers

Als je de personeelsplanning naar een hoger niveau wil tillen, moet je eerst de huidige versie nauwkeurig analyseren en beoordelen. Door bijvoorbeeld werktijden en vakantietijden opnieuw te regelen, kan vaak veel winst worden behaald. Als je bij de jaarplanning en de verwerking van vakantieaanvragen direct rekening houdt met vakantiesaldi en verlofstuwmeren, kan je onder- en overbezetting effectief vermijden. En als de dienstroosters goed aansluiten op de personeelsbehoefte, hoeft de planning niet zo vaak op korte termijn te worden gewijzigd. Dat merk je ook bij je medewerkers: tevredenheid en productiviteit gaan omhoog, en het verzuim gaat omlaag.

Met nauwkeurigere voorspellingen kan je bij de roostering beter plannen en creëer je speelruimte, zodat je minder vaak op korte termijn moet compenseren voor over- of onderbezetting. Bovendien kan je medewerkers eerder informeren over extra diensten en afgezegd werk. Daar profiteert iedereen van: tevreden medewerkers zijn productiever, en het verzuim daalt.

Wat drijft de personeelsbehoefte omhoog? Welke tijdsvensters kies je voor je voorspelling? Wat zijn de huidige trends? Heb je de juiste referentiedagen en passende KPI's? Al deze factoren hebben invloed op de kwaliteit van je prognose, en dus op de optimale personeelsplanning. Dit zijn dan ook de beginpunten voor de experts van ATOSS Consulting, als ze de voorspellingen van de personeelsbehoefte analyseren en deze perfect aanpassen voor jouw situatie. Uit ervaring blijkt dat de voorspellingen hierdoor zo'n 30% nauwkeuriger worden, wat goed is voor de productiviteit en voor de algehele resultaten onder de streep. 

Ook op personeelsafdelingen gaat productiviteit verloren en verhinderen zwakke punten in processen een soepele, agile manier van werken. Daarom kijken we samen naar je bestaande workflows, methoden en documenten rondom het Workforce Management en brengen we in kaart waar het verbeteringspotentieel ligt. Het doel van deze diepgaande procesanalyse is om dit potentieel op te sporen en op basis hiervan beslissingen te nemen voor de systematische optimalisatie van je Workforce Management, ten goede van het hele bedrijf.

Hiervoor voeren we een uitgebreide analyse uit van de huidige processen rondom het Workforce Management. De gebruikte middelen en de hoeveelheid werk per proces worden kwalitatief en kwantitatief beoordeeld. De inzichten die hieruit voortkomen, leiden tot aanbevelingen voor verbeteringen in de processen – onder andere middels geavanceerde software. Door de huidige stand van zaken te vergelijken met de doelprocessen die we ontwikkelen, wordt de mogelijke besparing berekend en de kwalitatieve winst bepaald. Aan de andere kant schatten we in hoeveel investeringen er nodig zijn om dit resultaat te behalen. Zo ontstaat een solide business case, met een plan voor de implementatie. 

Een optimalisatie van de zakelijke processen werkt als een soort fitnessprogramma voor je hele bedrijf. Aan het begin voeren we de nulmeting uit: in een workshop registreren we alle relevante processen rondom het thema personeel. Vervolgens geven we al deze processen de best mogelijke make-over, inclusief een nauwkeurige documentatie. Concreet: interfaces schrappen, procesverantwoordelijken aanwijzen en IT-ondersteuning invoeren. Een goed proces is lean, met weinig schakelingen tussen verschillende media en een heldere taakverdeling.

In de praktijk gaan veel veranderprojecten ten onder door interne weerstand. Door een gebrek aan informatie en communicatie ontstaan vaak angst en onzekerheid bij de betrokken medewerkers. Maar als het project mislukt en er uiteindelijk niets verandert, dan zijn de investeringen voor niets geweest. Het enige dat ze dan opleveren, is ontevredenheid. Met effectief verandermanagement wordt weerstand verminderd en staan medewerkers meer open voor verandering. 
Het doel van ieder verandertraject is om veranderingen duurzaam door te voeren binnen het hele bedrijf. Hierbij worden vernieuwing en verandering bedrijfsbreed uitgerold met een doordachte aanpak.

Waarom is verandering zo belangrijk?

Zolang niet alle betrokken duidelijk inzien en begrijpen dat een bepaalde verandering noodzakelijk is, zal de acceptatie haperen. Daarom moeten de doelen helder zijn en door iedereen worden gedragen, om het succes van het project al in een vroeg stadium te verzekeren.

Wat kan ik wanneer doorvoeren?

Het is belangrijk om het conceptontwerp en de technische tijdlijn voor de implementatie vanaf het begin realistisch te plannen. Alleen dan kan je de mijlpalen op tijd en binnen het budget halen en ook vieren als deelsuccessen.

Hoe zorg ik voor zoveel mogelijk betrokkenheid?

Voor optimaal succes moeten de belangrijke stakeholders al vroeg worden betrokken bij het project en bij het beslissingsproces. Het idee is dat mensen niet, of in ieder geval zo min mogelijk, voor voldongen feiten komen te staan. Bij de invoering van een systeem voor Workforce Management is het bijvoorbeeld belangrijk om planners, HR, IT en personeelsvertegenwoordiging bij het plan te betrekken. Samen kunnen deze mensen de ideale oplossing vormgeven. Over het algemeen moeten alle betrokken medewerkers inspraak hebben bij de inrichting van het project.

Wanneer moet ik welke mensen informeren? En op welke manier?

Alle communicatie, zoals flyers, nieuwsbrieven, infostands en evenementen, moet worden afgeleid van de projectdoelen. Hierbij moeten de verschillende media, inhoud en evenementen ook onderling op elkaar aansluiten.

Hoe kan ik mijn medewerkers trainen?

Om het project te laten slagen, moeten medewerkers de nieuwe tools en processen aannemen. Dat werkt alleen als je mensen hiervoor gerichte trainingen aanbiedt en ze stapsgewijs voorbereidt op de aankomende veranderingen.

Hoe kan ik het project laten slagen?

Om het succes van het project ook op de lange termijn te borgen, moet de verdere uitrol consequent worden opgevolgd. Hierbij draait het vooral om de juiste onderlinge afstemming van alle activiteiten en de juiste prioriteiten.
 

Voordat je een bepaalde software invoert, moet je eerst nagaan wat voor winst je hiermee wil behalen. Daarom analyseren we eerst de huidige processen en het potentieel voor verbetering, om na te gaan op welke punten je specifiek kan verbeteren. We voeren een nulmeting uit voor de bestaande processen, demonstreren bewezen best practices voor oplossingen, berekenen een business case en stellen de vereisten en specificaties voor de software op.

Samen stellen we een concept op maat op, rekening houdend met bedrijfsakkoorden. Hierin definiëren we het procesontwerp en verwerken we ook de organisatiestructuur en de functieprofielen. Voor de optimalisatie stellen we passende werktijdenregelingen op, met roosters en diensten die hierop aansluiten en effectief verzuimbeheer. Daarnaast begeleiden we het proces met overkoepelend verandermanagement en een communicatieconcept. Zo borgen we de veranderingen van het Workforce Management in je organisatie. 

Na de analyse bepalen we hoe je Workforce Management er in de toekomst uit moet zien om het bedrijf optimaal te laten profiteren. Hiervoor stellen we een overkoepelend concept op maat op voor je bedrijf en voeren we de specifieke optimalisaties uit.

In het concept leveren we een concrete doelstelling, met de bijbehorende projectopzet en de roadmap. Het concept houdt rekening met bedrijfsakkoorden, definieert het procesontwerp en omvat ook de organisatiestructuur en de functieprofielen. Voor de optimalisatie stellen we passende werktijdenregelingen op, met roosters en diensten die hierop aansluiten en effectief verzuimbeheer.

Daarnaast begeleiden we je al vanaf deze projectfase met overkoepelend verandermanagement om de veranderingen in het bedrijf te verankeren. Ook ondersteunen we het proces met een communicatieconcept. 

Na de voorbereidingen tillen we het Workforce Management in de implementatiefase naar een hoger niveau. De volledige software-uitrol wordt uitgevoerd door de specialisten van ATOSS Professional Services. Deze experts voeren de kwaliteitscontroles en implementatie-checks uit en begeleiden de continue verbetering. De adviseurs van ATOSS Consulting met hun jarenlange ervaring in het projectmanagement leveren hierbij extra ondersteuning.

Na de succesvolle uitrol voeren we een inventarisatie uit: zijn er nieuwe punten of openstaande kwesties, die potentieel bieden voor verdere optimalisatie? Ook analyseren we de daadwerkelijke opbrengst van het project en stellen we een roadmap op voor duurzame optimalisatie. Zo zorgen onze adviseurs ervoor dat je hele organisatie optimaal profiteert van het nieuwe Workforce Management.